Costo por kilómetro de un camión: cómo se calcula

1. La fórmula

El costo por kilómetro es el total de lo que cuesta tener y mover una unidad durante un período, dividido por los kilómetros que hizo en ese mismo período:

Hasta ahí no hay ningún misterio. El problema es que el resultado depende enteramente de qué se metió arriba, y ahí es donde se rompe: los costos que no se ven —la amortización, la estructura, el retorno vacío— son justamente los que hacen la diferencia entre un número que sirve para cotizar y uno que da lindo.

Y se calcula por unidad, no para la flota entera. Un tractor nuevo y uno de doce años tienen amortización, consumo y mantenimiento distintos; el promedio esconde exactamente el camión que está perdiendo plata.

2. Los costos fijos

Son los que corren aunque el camión se quede un mes entero en el galpón. La prueba es esa: si el gasto existe con la unidad parada, es fijo.

• Sueldo y cargas sociales del chofer. Con aguinaldo, vacaciones y cargas prorrateados al mes. No el bruto del recibo.
• Amortización de la unidad. Lo que cuesta reponer el camión, dividido por los meses de vida útil que le quedan. No es la cuota del crédito. La cuota se termina; el desgaste no, y el día que haya que cambiar la unidad la plata tiene que estar.
• Seguro. Tractor y semi, con la cuota al día.
• Patente, RUTA y tributos. Anuales, divididos por doce.
• Estructura. La parte que le toca a esta unidad de la cochera, el taller propio, la administración y los sistemas. Si la empresa tiene ocho camiones, es un octavo — pero tiene que estar.

3. Los costos variables

Sólo existen si el camión anda, y crecen con el kilometraje.

• Combustible. Es el renglón más grande y el único que se puede mejorar sin comprar nada: sale de los litros y el odómetro de cada carga. Sin esos dos datos no hay km/l, y sin km/l esto es una estimación.
• Neumáticos. El juego completo dividido por los kilómetros que rinde, recapados incluidos.
• Mantenimiento y lubricantes. El preventivo programado, más un promedio de correctivo: la rotura no se agenda, pero sí se promedia.
• Peajes. Del recorrido habitual de esa unidad.
• Viáticos. Comidas y pernoctes que efectivamente se pagan.

4. Un ejemplo con números

Un tractor con semi que hace 10.000 km al mes en larga distancia, con un consumo de 2.4 km/l. Los importes son ilustrativos: sirven para ver la mecánica y el peso relativo de cada renglón, no como referencia de mercado.

Costos fijos del mes

Costos variables del mes

Ahora el ajuste que casi nadie hace. Si el 30 % de esos kilómetros son de retorno vacío, el costo se sigue produciendo pero lo tienen que pagar sólo los kilómetros cargados:

La diferencia entre los dos números es la que se come el margen de una tarifa que parecía razonable. Y encima queda afuera del cálculo la ganancia: el costo por kilómetro es el piso, no el precio.

5. Los cinco errores frecuentes

1. Contar la cuota del crédito en vez de la amortización. La cuota se termina en tres años; la necesidad de reponer la unidad no. Cuando el crédito se salda, el costo parece bajar y en realidad no bajó nada.
2. Dividir por los kilómetros totales. El retorno vacío consume gasoil, gasta gomas y paga peaje. Cotizar sobre el total es regalar esa parte.
3. Promediar toda la flota. El promedio tapa la unidad que pierde. Si hay un camión con el consumo disparado, el promedio lo esconde justo hasta que es caro.
4. Olvidarse de la estructura. La oficina, el taller, el que factura y el que atiende el teléfono se pagan con los mismos viajes. Si no están repartidos entre las unidades, salen de la ganancia.
5. Calcularlo una vez. Con el combustible, las paritarias y los repuestos moviéndose como se mueven, un costo de hace seis meses no es un dato viejo: es un dato falso.

6. Cómo lo calcula CamioNex

Todo lo anterior se puede hacer en una planilla, y muchas flotas lo hacen. El problema no es la cuenta: es que los datos de arriba llegan tarde, incompletos y transcritos a mano. CamioNex ataca eso:

• Los kilómetros y los litros salen del uso. Cada carga de combustible entra con odómetro y litros desde la app del chofer, en la estación. De ahí sale el km/l real por unidad, sin que nadie cargue nada dos veces.
• Los gastos ya están imputados al viaje. Peajes, viáticos y reparaciones en ruta llegan por la rendición del viaje, con comprobante y asociados a la unidad correcta.
• El mantenimiento suma solo. Las órdenes de trabajo del plan preventivo y de los correctivos se acumulan sobre la unidad que las consumió.
• El resultado se ve por camión y por chofer. Costo por kilómetro, consumo y ranking de manejo, para encontrar la unidad que se desvió antes de que se note en el balance.

Los indicadores de costo están en el plan Gestión; acá está el detalle de planes y precios. También te puede interesar el control de vencimientos de la flota .

7. Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula el costo por kilómetro de un camión?

Se suman todos los costos de un período —los fijos, que corren aunque la unidad no salga, y los variables, que dependen del recorrido— y se dividen por los kilómetros hechos en ese mismo período. La fórmula es simple; lo difícil es no olvidarse renglones, sobre todo la amortización de la unidad y la parte de estructura que le corresponde.

¿Qué costos son fijos y cuáles variables en el transporte de carga?

Fijos: sueldo y cargas del chofer, amortización de la unidad, seguro, patente y tributos, y la parte de estructura de la empresa. Variables: combustible, neumáticos, mantenimiento y lubricantes, peajes y viáticos. La prueba práctica es preguntarse si el gasto existe con el camión parado un mes entero: si existe, es fijo.

¿Hay que calcular el costo por kilómetro por camión o para toda la flota?

Por camión, y después se promedia si hace falta. Un tractor nuevo y uno de doce años tienen amortización, consumo y mantenimiento muy distintos: el promedio de la flota esconde exactamente la unidad que está perdiendo plata, que es la que hay que encontrar.

¿Por qué el costo por kilómetro que calculo me da más bajo que el real?

Casi siempre por dos razones. La primera es que falta la amortización: se cuenta la cuota del crédito, que en algún momento termina, en vez del valor de reponer la unidad, que no termina nunca. La segunda es que se dividen los costos por los kilómetros totales en vez de por los kilómetros cargados, y el retorno vacío gasta igual pero no lo paga nadie.

¿Cada cuánto conviene recalcularlo?

Todos los meses. Con combustible, paritarias y repuestos moviéndose como se mueven en Argentina, un costo por kilómetro de hace seis meses no sirve para cotizar: sirve para perder plata con una tarifa que parecía buena.