Manual de Usuario

Contenido

Parte 1 · Primeros pasos

Qué es CamioNex

CamioNex es un sistema para gestionar una flota de transporte de carga: los viajes, la plata que se gasta en la ruta, los vencimientos de la documentación, el mantenimiento de las unidades y la comunicación con los choferes.

Dicho en criollo, reemplaza tres cosas que hoy conviven mal:

• el cuaderno del chofer, con los gastos anotados a mano;
• el Excel de la oficina, que siempre está desactualizado;
• los grupos de WhatsApp, donde la información importante se pierde entre mensajes.

Tres puertas, un mismo sistema

Según quién sea, CamioNex se ve de una manera distinta. No hay que instalar nada diferente: es la misma aplicación, que se acomoda al rol de cada uno.

Cada empresa ve sólo lo suyo

CamioNex es un servicio en la nube multi-empresa: cada empresa tiene su propia cuenta y sus datos están separados de los del resto. Lo que carga tu equipo lo ve tu equipo, nadie más.

Qué necesito para usarlo

• En la oficina: una computadora con navegador (Chrome, Edge, Firefox) e internet. No se instala nada.
• En la ruta: un celular Android o iPhone. La app se instala desde el mismo navegador (ver la parte La app del chofer) y anda aunque se corte la señal.

Parte 1 · Primeros pasos

Los planes y qué incluye cada uno

La empresa contrata un plan y eso define qué módulos quedan habilitados. Son cuatro, de menor a mayor: Control, Operación, Gestión y Corporate.

Qué trae cada plan

Los límites de la cuenta

Parte 1 · Primeros pasos

Los roles: quién hace qué

Cada persona entra con su propio usuario y ve solamente lo que su rol necesita. Eso no es una limitación: es lo que hace que nadie se pierda entre pantallas que no le sirven, y que la información sensible quede donde tiene que quedar.

Al final del manual hay una tabla completa —Quién ve qué— con cada sección del menú y los roles que la ven.

Parte 1 · Primeros pasos

Crear la cuenta e ingresar

Crear la cuenta de la empresa

Se hace una sola vez, desde el sitio público, con el botón Crear cuenta. Quien la crea queda como Administrador.

1. Cargá el nombre de la empresa. El CUIT y el teléfono son opcionales y se pueden completar después.
2. Cargá tus datos: nombre y apellido, email y una contraseña. Ese email va a ser tu usuario.
3. Botón Crear mi cuenta.
4. Revisá tu correo: llega un mail con un link para confirmar la casilla. Hasta confirmarla, el sistema no deja entrar.

La prueba gratis

La cuenta arranca con 30 días de prueba, sin tarjeta y con acceso completo al plan Operación —no al plan de entrada—. Durante ese mes están habilitadas las rendiciones, el combustible, el mantenimiento, las planillas OEA y el RRHH básico, para que puedas probar el sistema entero.

El sistema avisa cuando la prueba se está por terminar (en el menú lateral, sobre Mi plan). Si termina y no se contrata ningún plan, la cuenta queda suspendida después de unos días de gracia: los datos no se borran y vuelven a estar disponibles apenas se activa un plan.

Ingresar todos los días

1. Entrá a la dirección del sistema y tocá Iniciar sesión.
2. Escribí tu email y tu contraseña.
3. Listo: el sistema te lleva a tu pantalla según tu rol.

¿Olvidaste la contraseña? En la pantalla de ingreso está el link ¿Olvidaste tu contraseña?: se pide el email, llega un correo con un link y desde ahí se define una nueva.

Cuando te invitan a una empresa

Si alguien de tu empresa te da acceso, vas a recibir un mail de invitación con un link. Al abrirlo se ve el nombre de la empresa y el rol que te asignaron; sólo hay que elegir una contraseña y confirmar.

Parte 1 · Primeros pasos

Puesta en marcha: los primeros pasos

Quién lo hace Administrador

Apenas se crea la cuenta, arriba del Panel aparece la tarjeta Primeros pasos: la lista de lo que falta para tener la operación andando, con una barra de avance. No frena nada —podés usar el sistema entero desde el primer minuto—; está para que no se pase nada importante.

1. Cargá tus camiones. Con patente, número interno y kilometraje actual. Es lo primero porque todo lo demás —viajes, documentos, mantenimiento— cuelga de una unidad.
2. Cargá a tus choferes. Con nombre, apellido, DNI y teléfono alcanza (ver Choferes). Son ilimitados en todos los planes.
3. Dale la app a un chofer. Un email y una contraseña para que reciba los viajes en el celular. Sin esto, el chofer existe en el sistema pero no se entera de nada.
4. Cargá los vencimientos. VTV, RUTA, seguros, licencias: con la fecha cargada, el sistema te avisa antes de que algo venza. Es lo que hace que las alertas empiecen a trabajar por vos.
5. Creá tu primer viaje. Con camión y chofer asignados. La app del chofer lo recibe al instante, sin que nadie tenga que avisarle.
6. Cerrá tu primer viaje. El chofer lo finaliza desde la app y el viaje pasa a los números del Panel. Ahí ya está todo funcionando.

Cada paso se tilda solo cuando el sistema ve el dato cargado (por ejemplo, apenas hay un camión, el primero queda listo): no hay que marcar nada. Al lado de cada uno hay un botón que te lleva a la pantalla donde se hace.

Al final hay un paso opcional: subir el logo de tu empresa, que aparece en el panel y en los comprobantes que imprimís. Se sube ahí mismo, sin salir del Panel.

Dos caminos para darle acceso a una persona

Según de quién se trate, el camino es distinto:

Parte 2 · El día a día en la oficina

Cómo moverse por el sistema

Todas las pantallas del backoffice están armadas igual. Con entender una, se entienden todas.

El menú lateral

A la izquierda está el menú, agrupado por temas:

El menú se puede ocultar con el botón de las tres líneas, arriba a la izquierda, para ganar pantalla. El sistema recuerda tu preferencia para la próxima vez. En celular o tablet el menú aparece por encima y se cierra al elegir.

Debajo del título de cada pantalla hay un hilo de migas que muestra dónde estás —Panel → Flota → Documentos, por ejemplo— y cada tramo es un enlace para volver un paso atrás. Es la forma de saber de qué sección depende la pantalla que tenés abierta y de regresar sin usar el menú.

La barra de arriba

• + Crear — atajo para dar de alta lo más frecuente (viaje, incidente, camión, chofer, empleado, rendición) desde cualquier pantalla.
• Buscador — abre con Ctrl + K. Escribís el nombre de una sección o de una acción y te lleva ahí. Es la forma más rápida de moverse.
• Campanita — el centro de alertas. Muestra en vivo, con un contador, los avisos que genera el sistema.
• Sol / luna — cambia entre tema claro y oscuro. Queda guardado en tu usuario.
• Tu foto — el menú de la cuenta, con Cerrar sesión.

Los filtros y las tablas

• Los filtros están en una fila arriba de cada listado y se aplican solos: no hay botón «Aplicar».
• El campo de búsqueda espera un momento mientras escribís y después filtra. No hay que apretar Enter.
• Las columnas con flechita ordenan al hacer clic.
• La paginación está abajo de cada tabla.
• Todas las tablas tienen un botón Excel. Lo que se descarga es lo que estás viendo, ya filtrado. Desde Operación
• En los listados de datos propios —flotas, camiones, acoplados, choferes, legajos, permisos, asignaciones, documentos y planes de mantenimiento— el mismo botón permite cargar desde Excel: bajás la plantilla, la completás y la subís.

Los colores de los estados

En todo el sistema los estados se muestran como pastillas de color, y el color siempre quiere decir lo mismo:

Parte 2 · El día a día en la oficina

Panel: cómo viene el día Todos los planes

Quién lo usa AdministradorGerenteDespachante

Es la pantalla de entrada. Está pensada para mirarla treinta segundos a la mañana y saber si hay algo que apaga incendios. Muestra, en tiempo real:

• Camiones, con cuántos están disponibles, en viaje o parados.
• Incidentes abiertos y alertas activas sin resolver.
• Viajes demorados respecto de lo planificado.
• Gasto del día, según lo que van cargando los choferes.
• Mantenimientos próximos y choferes con novedades (con algún incidente sin resolver).

Abajo hay dos gráficos —Flota por estado y Alertas por nivel— y una lista de lo pendiente. Cada tarjeta es un acceso directo: al hacer clic te lleva a la pantalla correspondiente ya filtrada.

Parte 2 · El día a día en la oficina

Flota: camiones y acoplados Todos los planes

Quién lo usa AdministradorGerenteDespachanteTaller

Es el padrón de las unidades. Tiene tres pestañas: Camiones, Acoplados y Flotas.

Cargar un camión

1. Pestaña Camiones → botón Nuevo camión.
2. Completá la patente (lo único obligatorio) y, si los tenés a mano, el N° interno, marca, modelo, año, tipo y capacidad.
3. Cargá el odómetro actual: es el número desde el cual el sistema va a contar los kilómetros y avisar los mantenimientos.
4. Elegí el estado y, si usás flotas, a cuál pertenece.

Acoplados y flotas

Los acoplados se cargan igual que los camiones y tienen sus propios estados. Las flotas son agrupaciones para organizar unidades (por base, por tipo de servicio, por cliente): son opcionales, pero después permiten filtrar los listados y los indicadores por grupo.

Parte 2 · El día a día en la oficina

Viajes Todos los planes

Quién lo usa AdministradorDespachanteGerenteAuditor (sólo consulta)

El viaje es el corazón del sistema: todo lo que pasa en la ruta —gastos, checklist, incidentes, combustible— cuelga de él.

Dar de alta un viaje

1. Menú Operación → Viajes → botón Nuevo viaje.
2. Elegí el camión y el chofer (obligatorios). Los dos selectores buscan mientras escribís: patente, nombre o DNI.
3. Si corresponde, sumá el acoplado.
4. Cargá origen y destino (obligatorios).
5. Si tu empresa las usa, elegí la clasificación de ruta: «Ida Brasil», «Vuelta Brasil», «Nacional»… Es la categoría con la que después agrupás y reportás. Las armás vos en Configuración → Catálogos.
6. Opcional pero muy recomendable: la carga, la salida planificada y la llegada planificada. Son los datos con los que después el sistema detecta las demoras.
7. Guardá. El viaje queda Asignado y aparece en el celular del chofer al instante.

Seguir los viajes

El listado se filtra por texto (código o destino), estado —incluida la opción Demorado, que junta los viajes en curso que ya pasaron su llegada planificada—, chofer y rango de fechas. En cada fila:

• Hoja de ruta (PDF) — un comprobante imprimible con la unidad, el chofer, la carga y la ruta, para entregarle al conductor.
• Editar — corregir datos del viaje.
• Cancelar — si el viaje no se hace.

Con el botón Excel bajás el listado tal como lo estás viendo. Desde Operación

Los estados del viaje

Liberar la unidad: validaciones de Tráfico

Quién lo usa AdministradorDespachanteGerente

Hay planillas que el chofer firma y que no liberan el camión: declaró una falla, o viaja con acompañante. En vez de resolverse solas, quedan esperando que alguien de tráfico las mire en Operación → Validaciones.

Cada tarjeta dice por qué quedó esperando —qué puntos declaró el chofer, con su observación, y los acompañantes con o sin seguro— y tenés dos botones:

• Liberar unidad — el chofer ya puede iniciar el viaje.
• No liberar — la planilla queda rechazada. El motivo es obligatorio y el chofer lo ve en su pantalla.

Parte 2 · El día a día en la oficina

Incidentes: problemas en la ruta Todos los planes

Quién lo usa AdministradorDespachanteGerenteTaller

Los incidentes los reporta el chofer desde la app cuando pasa algo: una rotura, un accidente, un retraso, un problema con la carga o con el cliente. Llegan acá en el momento, con las fotos, el audio y la ubicación.

El tablero

Los incidentes se ordenan en tres columnas según cómo van: Pendiente → En proceso → Resuelto. Cada tarjeta muestra el tipo, la severidad, el camión y hace cuánto se reportó. La pantalla se actualiza sola: un incidente nuevo aparece sin recargar nada (por eso está el cartelito En vivo).

Arriba se filtra por tipo, severidad, responsable y fechas.

Atender un incidente

Al hacer clic en una tarjeta se abre el detalle, y ahí podés:

1. Leer la descripción y ver la evidencia: fotos, audio, video y la ubicación desde donde se reportó.
2. Asignar un responsable: la persona del equipo que se va a ocupar.
3. Ajustar la severidad (Baja, Media, Alta, Crítica) si en la ruta se vio peor o mejor de lo que parecía.
4. Cambiar el estado a medida que avanza.
5. Dejar comentarios: quedan en el historial, con quién los escribió y cuándo.

Los tipos de incidente

Parte 2 · El día a día en la oficina

Alertas: lo que el sistema te avisa Todos los planes

Quién lo usa AdministradorGerenteDespachanteRRHH

Las alertas no se cargan a mano: las genera el sistema. Son la bandeja donde aparece todo lo que hay que mirar, ordenado por urgencia. Es lo que reemplaza los cien mensajes de WhatsApp donde lo importante se pierde.

Cómo se trabaja una alerta

Cada alerta se va marcando con botones, así el equipo sabe qué está atendido y qué no:

1. Visto — la leíste. Deja de figurar como nueva.
2. Atender — alguien se está ocupando. (Con Desatender se vuelve atrás.)
3. Resolver — el tema está cerrado.

Las alertas llegan también a la campanita de la barra superior, en tiempo real. En la pantalla Alertas se filtran por nivel, estado y fechas; la opción Activas (sin resolver) del estado junta las nuevas, vistas y en atención, que es lo que se mira a diario.

Parte 2 · El día a día en la oficina

Mensajes con los choferes Todos los planes

Quién lo usa AdministradorDespachanteGerente

Un chat directo entre la base y cada chofer, dentro del mismo sistema donde está el viaje. A la izquierda están las conversaciones (con buscador), a la derecha el hilo. Se escribe abajo y se envía con el botón o con Enter.

¿Por qué no seguir con WhatsApp? Porque acá la conversación queda atada a la empresa, no al teléfono de una persona: si el despachante se toma vacaciones o cambia de celular, el historial sigue estando.

Parte 2 · El día a día en la oficina

Mantenimiento Desde Operación

Quién lo usa TallerAdministradorGerente

Sirve para dos cosas: que no se pase un service y saber cuánto cuesta mantener cada camión. Tiene tres pestañas.

Próximos — qué hay que hacer

La lista de servicios que están por vencer o ya vencidos, con la patente, el nombre del plan y el motivo («faltan 1.200 km», por ejemplo). En naranja los próximos, en rojo los vencidos. Es la pestaña que conviene mirar todas las semanas.

Planes — cada cuánto se hace cada cosa

Un plan es una regla del tipo «a este camión, cambio de aceite cada 15.000 km».

1. Botón Nuevo plan.
2. Elegí el camión y ponele un nombre claro («Service de aceite y filtros»).
3. Elegí el disparador: por kilómetros, por horas de uso o por fecha.
4. Cargá el intervalo (cada cuántos km, horas o días) y el último service hecho, para que el sistema sepa desde dónde contar.
5. Guardá. A partir de ahí el aviso aparece solo en Próximos y en el Panel.

Un plan se puede pausar cuando no se quiere que siga avisando, sin borrarlo.

Órdenes — lo que efectivamente se hizo

Cada intervención del taller se registra como una orden de trabajo: fecha, camión, descripción, costo, odómetro y, si corresponde, el plan al que responde. Se le pueden adjuntar archivos, y con el botón Orden de trabajo (PDF) se imprime como comprobante para el taller.

La pestaña lista las órdenes de todos los camiones, con la patente en la primera columna. El selector Camión de arriba es un filtro: con uno elegido ves sólo las suyas y las órdenes nuevas salen para ese camión; sin elegir ninguno, el camión se pide en el mismo formulario de la orden.

La orden pasa por Abierta → En proceso → Finalizada. Una orden ya finalizada se puede reabrir explicando el motivo si hay que corregirla.

Parte 2 · El día a día en la oficina

Combustible Desde Operación

Quién lo usa AdministradorGerenteDespachanteTallerAuditor

El chofer carga cada abastecimiento desde su celular (litros, monto, kilómetros y foto del ticket) y acá se convierte en un tablero de consumo. La oficina no tipea nada.

Qué muestra

• Rendimiento (km/l) y consumo (l/100 km) de toda la flota.
• Costo por km, gasto total, litros totales y km recorridos del período.
• Precio promedio del litro y cantidad de cargas.
• Gráficos de rendimiento por camión y gasto por camión.
• Detalle por camión, con km y días entre cargas.
• Ranking de consumo: la comparativa por chofer, para ver quién rinde mejor con el mismo camión. Desde Gestión

Parte 2 · El día a día en la oficina

Centro Documental Todos los planes

Quién lo usa AdministradorDespachanteGerenteTaller

Todos los papeles en un solo lugar, con su fecha de vencimiento y el archivo adjunto: seguro, VTV, licencias, habilitaciones, cartas de porte, remitos. Pueden ser de un camión, un acoplado, un chofer o de la empresa.

Cargar un documento

1. Pestaña Gestor: elegí la entidad (camión, acoplado, chofer o empresa). El listado muestra todos los documentos de esa entidad con una columna Dueño; si querés ver los de uno en particular, elegilo en el selector de al lado, que funciona como filtro.
2. Botón Nuevo documento. Si no habías filtrado por uno en particular, el formulario te pide de quién es el documento.
3. Elegí la categoría, cargá el número, la fecha de emisión y la de vencimiento.
4. Adjuntá la foto o el PDF. Con eso, el papel deja de vivir en la guantera.

En cada fila, Ver archivo abre el adjunto en una pestaña nueva. Si el botón no aparece es porque ese documento se cargó sin archivo: editalo y adjuntáselo.

La pestaña Por vencer

Es la que evita la multa. Muestra todo lo que está por vencer o vencido, con buscador y filtros por estado, por entidad y por plazo (hasta 7 días, de 8 a 30, de 31 a 90), y un contador en la pestaña con cuántos documentos están en esa situación. El listado se puede bajar a Excel. Desde Operación

Parte 2 · El día a día en la oficina

RRHH: el legajo del personal Desde Operación

Quién lo usa RRHHAdministradorGerenteDespachante

Acá vive la gente: sus datos, sus habilitaciones con vencimiento y su historia laboral. Es el módulo que evita que salga a la ruta alguien con el carnet vencido o de licencia.

Dar de alta a un empleado

1. Menú Personal → RRHH → botón Nuevo empleado.
2. Cargá nombre, apellido y DNI / CUIL (obligatorios), más teléfono, domicilio y contacto de emergencia.
3. Elegí el puesto (chofer, mecánico, despachante, gerente, administrativo) y la fecha de ingreso, que es obligatoria: es la que abre el historial laboral.
4. Si esa persona va a usar el sistema, activá Crear acceso a la app y cargá su email y una contraseña inicial. El rol se deduce del puesto, y se puede cambiar.

Darle acceso después

Si en el alta no se creó el acceso, no hace falta volver a cargar a la persona: en su legajo aparece el botón Dar acceso a la app. Se cargan el email y una contraseña inicial, y el rol sale del puesto igual que en el alta. En la pestaña Datos, el renglón Acceso a la app muestra con qué email entra (o «Sin acceso»).

Las cuatro pestañas del legajo

Los permisos y habilitaciones

Cada permiso se carga con su tipo, número, quién lo emitió, la fecha de emisión y —lo más importante— el vencimiento. Se le puede adjuntar la foto o el PDF del certificado. Igual que con los documentos, el sistema avisa solo antes de que caduque.

El historial laboral Desde Gestión

Es una línea de tiempo con los movimientos de la persona. Cada uno admite un archivo de respaldo (por ejemplo, el certificado médico).

En el listado principal hay un panel «Fuera de servicio hoy»: de un vistazo, quién está de licencia o suspensión en el día de hoy.

Parte 2 · El día a día en la oficina

Choferes Todos los planes

Quién lo usa AdministradorDespachanteGerenteRRHH

Acá están los choferes con su perfil operativo: el número y la clase de licencia de conducir, su vencimiento y el estado (Activo, En viaje, Inactivo).

Dar de alta un chofer

1. Menú Choferes → botón Nuevo chofer.
2. Cargá nombre, apellido y DNI / CUIL (obligatorios) y, si querés, el teléfono.
3. Si ya va a usar la app, activá Crear acceso a la app y cargá su email y una contraseña inicial. Se puede dejar para después.
4. Completá la licencia: número, clase y vencimiento. Con el vencimiento cargado, el sistema avisa antes de que caduque.

Si tu plan incluye RRHH, ese alta le arma además un legajo con puesto Chofer, que después se completa ahí (domicilio, ingreso, habilitaciones). Y al revés: un empleado cargado en RRHH con puesto Chofer aparece acá solo, y sólo queda cargarle la licencia con el botón de editar de la fila.

Con RRHH, el alta tiene también la opción Legajo existente, para los empleados que todavía no tienen perfil de chofer: se elige el empleado —el selector muestra el DNI junto al nombre, así no se confunden dos personas que se llaman igual— y se carga la licencia.

Darle la app a un chofer

En la columna del usuario, los choferes que todavía no tienen acceso muestran el botón Dar acceso. Se cargan su email y una contraseña inicial, y desde ese momento entra a la app y recibe los viajes que se le asignan. Lo pueden hacer el Administrador y el Despachante.

El listado se puede filtrar por Con novedades: los choferes que tienen algún incidente sin resolver, que es lo que el Panel te muestra como número.

Parte 2 · El día a día en la oficina

Equipo: quién tiene acceso Todos los planes

Quién lo usa AdministradorGerente

Es la lista de usuarios del sistema, con su rol y su última conexión (o «Nunca entró», que suele explicar por qué alguien «no ve» algo). Desde acá se invita a gente que no tiene legajo: el contador, un despachante tercerizado, un auditor externo.

Invitar a alguien

1. Botón Invitar.
2. Escribí el email y elegí el rol. Los roles disponibles dependen del plan contratado.
3. Enviá. La persona recibe un mail y define su contraseña al aceptar.

Las invitaciones pendientes se ven en una tabla aparte, con su fecha de vencimiento (7 días) y la opción de reenviarlas o cancelarlas.

Parte 2 · El día a día en la oficina

Rendiciones Desde Operación

Quién lo usa AdministradorGerenteAuditor

Es el cierre de la plata del viaje, y probablemente lo que más tiempo ahorra: la rendición se arma sola con lo que el chofer fue cargando en la ruta. Nadie vuelve a tipear tickets.

Generar una rendición

1. Menú Administración → Rendiciones → botón Generar rendición.
2. Filtrá por chofer o camión si te ayuda a encontrarlo, y elegí el viaje finalizado.
3. Confirmá: el sistema toma la bitácora completa y arma el detalle.
4. Revisá. La rendición nace en Borrador, así que se puede mirar con calma.
5. Si el chofer cargó algo tarde, usá Recalcular: vuelve a leer la bitácora y actualiza los totales.
6. Con todo conforme, Cerrar. Queda como comprobante definitivo.

En cualquier momento se puede descargar el PDF de la rendición, que es lo que se firma o se archiva.

Qué entra en la rendición

Todo lo que el chofer cargó en la bitácora, clasificado por tipo:

Parte 2 · El día a día en la oficina

Planillas OEA Desde Operación

Quién lo usa AdministradorGerenteDespachanteAuditor

La planilla de control de seguridad del Operador Económico Autorizado: la inspección de los 7 puntos del vehículo más los precintos, con fotos y firma. La completa el chofer desde la app; acá queda el archivo consultable.

El listado muestra fecha, camión, chofer, viaje y resultado ( Conforme / No conforme / Pendiente), con buscador por patente, chofer o viaje. Al abrir una planilla se ve punto por punto, con las fotos que sacó el chofer y su firma.

Parte 2 · El día a día en la oficina

Indicadores Desde Gestión

Quién lo usa AdministradorGerenteAuditor

Es la mirada gerencial: los números de la operación, con filtros por flota, camión, chofer y rango de fechas, y exportación a Excel.

Abajo hay gráficos de gasto por camión y por chofer. Al hacer clic en un gráfico se abre en grande, con el detalle.

Parte 2 · El día a día en la oficina

Configuración: adaptar el sistema a tu empresa Desde Operación

Quién lo usa Administrador

No todas las empresas trabajan igual, y el sistema no tiene por qué obligarte a cambiar tu forma de trabajar. En Cuenta → Configuración se ajusta qué exige CamioNex y qué deja pasar.

Viajes

Checklist pre-viaje

Qué le exige la planilla al chofer, y quién libera la unidad después de que la firma. Todo viene desactivado: sin tocar nada, el checklist se comporta como siempre —se firma y queda aprobado o rechazado ahí mismo—.

Rendiciones

Permitir reabrir una rendición cerrada. Desactivado, una rendición cerrada es definitiva para todos, incluido el administrador. Activado —como viene—, la pueden reabrir Administrador y Gerente, siempre con motivo escrito.

Combustible

Exigir odómetro en cada carga. Recomendado: sin el kilometraje no se puede calcular el rendimiento ni el costo por kilómetro. Al activarlo, la app del chofer pasa a pedir el dato antes de guardar.

Moneda y formato

Moneda base: en la que ves los indicadores y el neto de cada rendición. Formato de números y fechas: cómo se escriben los importes y las fechas en pantalla. Sólo cambia la presentación; los datos son los mismos.

Tu propio checklist

En la pestaña Inspecciones armás los puntos que revisa el chofer antes de salir. Mientras no crees ninguna plantilla, el sistema usa los siete de siempre (luces, frenos, cubiertas, aceite, matafuego, documentación y acoplado).

1. Botón Nueva plantilla. Viene precargada con los siete puntos por defecto: se ajusta lo que haga falta en vez de escribir todo de cero.
2. Si tu empresa tiene un sistema de calidad, cargá el código del formulario, su revisión y la fecha —«RIP 06 09 01», «REV.04»—. Es opcional.
3. Agregá, renombrá o quitá puntos, y ordenálos con las flechitas.
4. Poné el bloque al que pertenece cada punto: «Estado del tractor», «Estado del equipo de frío», «Estado del furgón». El chofer los ve agrupados así.
5. Con el botón Opciones de cada punto abrís sus opciones: el tipo, cuál es la respuesta correcta, el texto de ayuda, las fotos y qué pasa si falla (ver abajo).
6. Guardá.

Los tipos de punto

No todo lo que hay en una planilla es una inspección:

Qué pasa si el punto falla

La planilla OEA

En la misma pestaña, más abajo, está la planilla OEA. Los 7 puntos ARCA y los precintos no se tocan: son lo que exige la norma. Lo que sí podés hacer es agregar los tuyos —una faja propia, el control de temperatura de un furgón refrigerado— y elegir en qué bloque aparecen: inspección física o dispositivos de seguridad.

Un punto propio que todavía no se revisó en ninguna planilla se elimina con la ✕ de su fila. Cuando ya se usó en alguna, en lugar de la ✕ aparece un candado: ese punto sólo se puede desactivar, para que las planillas ya firmadas sigan mostrando lo que se revisó.

Plantillas por tipo de unidad Desde Gestión

La plantilla general aplica a todas las unidades y está incluida desde Operación. Desde Gestión podés además cargar plantillas con un tipo de unidad (el mismo que pusiste en la ficha del camión): esa se usa para esos camiones y el resto sigue con la general. Sirve cuando un tractor con cisterna no se revisa como un furgón.

Tus propias listas Desde Operación

En la pestaña Catálogos se editan las listas que el sistema ofrece al cargar algo. Son ocho:

1. Elegí el catálogo y tocá Editar.
2. Renombrá lo que quieras: si en tu empresa al peaje le dicen «tasa», ponele así.
3. Sumá los tuyos con Agregar: balanza, lavadero, estacionamiento, guía.
4. Ordenálos con las flechitas —los primeros son los que más se usan— y desactivá los que no uses.
5. Guardá. Los choferes lo ven enseguida en su app.

El viático

En Ajustes → Cómo se paga el viático se elige entre tres formas:

En un viaje internacional, el viático puede tener su propia moneda: un viaje a Asunción puede pagarse en dólares aunque factures en pesos.

Qué te avisa el sistema

En la pestaña Alertas está el motor de avisos: qué situaciones generan una alerta y a partir de qué valor. Todas vienen activas con los valores de siempre, así que si no tocás nada seguís recibiendo lo mismo de antes.

Viajes internacionales: cargar en otra moneda

Si tu flota cruza la frontera, el chofer va a gastar en guaraníes, reales o dólares. En la pestaña Monedas se habilita con cuáles trabajás y se cargan las cotizaciones.

1. En Ajustes confirmá tu moneda base: en la que ves los indicadores y el neto de cada rendición. Por defecto, pesos.
2. En Monedas elegí las monedas con las que operás y guardá.
3. En Ajustes activá Viajes internacionales: es lo que agrega el país y la moneda al formulario del viaje.
4. Cada día que haya movimientos en otra moneda, cargá la cotización: cuántos pesos vale una unidad de esa moneda.

Con eso, al cargar un viaje aparecen dos campos nuevos: país de destino y moneda del viaje (la moneda se muestra cuando tenés más de una habilitada). La moneda del viaje no es un dato decorativo: es la que la app del chofer propone sola en cada gasto de la bitácora. El que cruza a Paraguay carga en guaraníes toda la semana sin volver a elegir la moneda en cada peaje, que es justo donde aparecen los errores de carga.

Parte 2 · El día a día en la oficina

Mi plan: cuenta y pagos Todos los planes

Quién lo usa AdministradorGerente

En Cuenta → Mi plan está todo lo comercial: qué plan tenés, qué estás consumiendo, cuánto es el total del mes y qué está pendiente de pago.

• Plan actual y estado de la cuenta.
• Consumo: camiones y acoplados activos del mes.
• Períodos: los meses facturados, pagos y pendientes.
• Datos de facturación: con qué razón social, CUIT y condición de IVA se te emite la factura.
• Comprobantes: las facturas de cada período, para ver o imprimir.
• Pagar — abre el pago por Mercado Pago del período.
• Activar débito automático — para no tener que acordarse todos los meses. Se puede cancelar cuando quieras.
• Cambiar de plan — subir o bajar de plan sin pasar por soporte.

Tus datos de facturación

En la tarjeta Datos de facturación cargás con qué datos querés que se te facture: razón social, CUIT, condición frente al IVA, domicilio fiscal y el email al que llegan los avisos de cobranza. Pueden ser distintos de los operativos —se opera desde un depósito y se factura a la razón social— y por eso se piden aparte.

Tus facturas

Una vez emitida la factura de un período, aparece en la tarjeta Comprobantes con el botón Ver, que la abre en PDF en una pestaña nueva para mirarla o imprimirla. No hace falta pedirla por mail.

Si un período ya está pago y no ves el comprobante, es que todavía no se emitió: la factura la emite la administración y se sube al período, así que puede aparecer unos días después del pago.

Cambiar de plan

La tarjeta Cambiar de plan muestra los planes disponibles con lo que pagarías por mes con tu flota actual, y desde ahí el Administrador de la cuenta lo cambia solo:

• Subir de plan (Subir ahora) se aplica al instante: las funciones nuevas quedan disponibles al confirmar y se cobra sólo la diferencia por los días que quedan del período.
• Bajar de plan (Agendar la baja) queda agendado para la próxima renovación. Hasta entonces seguís con todo lo del plan actual y podés cancelar el cambio desde la misma tarjeta. Lo que exceda los topes del plan nuevo se desactiva, pero nada se borra: si volvés a subir, se reactiva.
• El plan Corporate es a medida: el botón Consultar abre un WhatsApp con el pedido armado.

Si preferís que lo haga soporte, la misma tarjeta tiene los botones de WhatsApp y Mail con el mensaje ya escrito. Y si llegaste a un módulo con candado, su pantalla te trae acá.

Cómo se factura

Es abono del plan + un precio por vehículo activo, con los acoplados al 50 %. No hay mínimo de vehículos: se factura lo que tenés. Se toma el máximo de unidades activas del mes, no las del último día.

Subir de plan o agregar unidades tiene efecto inmediato y se prorratea; bajar de plan o quitar unidades se aplica en la renovación del período.

Estados de la cuenta

Parte 3 · La app del chofer

Cómo es la app del chofer Todos los planes

Quién la usa Chofer

Está hecha para usarse con una mano, en la cabina y con poca señal: botones grandes, pocas pantallas y dictado por voz para no tener que tipear.

Instalarla en el celular

1. Abrí la dirección del sistema en el navegador del celular (Chrome en Android, Safari en iPhone).
2. Iniciá sesión con tu email y tu contraseña.
3. Cuando aparezca el botón Instalar, arriba a la derecha, tocalo. En iPhone: Compartir → Agregar a inicio.
4. Listo: queda como una app más, con su ícono. Al abrirla entrás directo a tus viajes.

La pantalla

• Arriba, tu nombre y cuántos viajes tenés en curso.
• Abajo, una barra con cuatro botones: Inicio, Incidentes, Docs y Mensajes.
• En Inicio, dos accesos rápidos: Combustible y Planilla OEA.

Sin señal también funciona

Dictar en vez de escribir

En los campos de texto largos hay un micrófono: lo tocás, hablás y el texto se escribe solo. Sirve para las observaciones de un gasto, la descripción de un incidente o la falla de un ítem del checklist.

Parte 3 · La app del chofer

Mi viaje, paso a paso Todos los planes

Quién lo usa Chofer

Cuando la oficina te asigna un viaje, te aparece solo en la pantalla de inicio. No hay que aceptar nada.

Antes de salir: el checklist

1. Abrí el viaje y tocá Checklist.
2. Si tu empresa lo pide, decí si viajás con acompañante y cargá sus datos (ver abajo).
3. Recorré los puntos (luces, frenos, cubiertas, aceite, matafuego, documentación, acoplado… o los que haya definido tu empresa, agrupados por bloque). Todos empiezan en N/A: contestá los que revises.
4. Si algo está mal, contestalo y describí el problema —podés dictarlo—. En los puntos que lo pidan, sacá la foto: sin ella no vas a poder firmar, y la pantalla te avisa cuántas faltan.
5. Si hay declaraciones para aceptar, marcalas: sin eso no se puede firmar.
6. Usá Otras observaciones para cualquier otro punto que consideres importante.
7. Firmá con el dedo en el recuadro y tocá Firmar planilla.

La planilla queda con tu firma y la hora, y puede terminar de tres maneras:

Si viajás con acompañante

Cuando tu empresa lo permite, la planilla te pregunta si viajás acompañado. Marcá que sí y cargá a cada persona con Agregar acompañante.

• Si la persona ya está en el sistema —otro chofer, alguien de la empresa— buscala por su nombre: el documento y la foto del DNI salen de su legajo y no hace falta que cargues nada más.
• Si no está —un familiar—, cargá nombre y documento a mano y adjuntá la foto del DNI con el botón de la tarjeta.
• Marcá «ya le pedí el seguro a mi operador de tráfico» cuando lo hayas hecho. Según cómo esté configurada tu empresa, sin eso no vas a poder firmar.

Salir: Iniciar

Tocá Iniciar y cargá el odómetro de salida (el sistema te sugiere el último kilometraje conocido del camión). Se guarda también tu ubicación. El viaje pasa a En curso y en la oficina lo ven al instante.

En la ruta: la bitácora Desde Operación

Cada cosa que pasa o que se gasta se carga con el botón + de la pantalla del viaje. Cada movimiento guarda fecha, hora y ubicación automáticamente.

1. Tocá +.
2. Elegí el tipo: combustible, peaje, gasto, adelanto, reparación, multa, viático u otro.
3. Cargá el monto. Si tu empresa trabaja con más de una moneda, el selector aparece al lado del monto y ya viene con la del viaje: sólo lo tocás si ese gasto puntual fue en otra. Si es combustible, agregá litros y odómetro.
4. Sacale una foto al ticket. Es lo que después evita cualquier discusión.
5. Si hace falta, dictá una observación y guardá.

Arriba del todo, la pantalla del viaje muestra siempre tres números: Gastos, Adelantos y Diferencia. Ese último es lo que se te debe (o lo que tenés que devolver) hasta ese momento.

Llegar: Finalizar

Al terminar, tocá Finalizar y cargá el odómetro de llegada. El sistema calcula los kilómetros del viaje y lo cierra. A partir de ahí la bitácora queda cerrada: si te falta cargar algo, avisale a la oficina antes de finalizar.

Parte 3 · La app del chofer

Cargar combustible Desde Operación

Quién lo usa Chofer

1. En Inicio, tocá el acceso Combustible.
2. Cargá los litros y el precio por litro o el monto total.
3. Cargá el odómetro: sin ese número no se puede calcular el rendimiento.
4. Marcá Tanque lleno si corresponde, y poné la estación.
5. Sacale la foto al ticket y guardá.

Parte 3 · La app del chofer

Reportar un incidente Todos los planes

Quién lo usa Chofer

Si pasa cualquier cosa —una rotura, un choque, un corte de ruta, un problema con la carga— se reporta desde la app y en la oficina lo ven en el momento, con la ubicación.

1. Barra inferior → Incidentes → botón para reportar uno nuevo.
2. Elegí el tipo (rotura mecánica, accidente, falta de dinero, retraso, problema con carga, problema con cliente, emergencia).
3. Contá qué pasó: podés dictarlo por voz.
4. Sumá evidencia: foto, audio o video.
5. Enviá. El despachante lo recibe al instante y te va a contestar por Mensajes.

Parte 3 · La app del chofer

Planilla OEA Desde Operación

Quién lo usa Chofer

Es el control de seguridad de los 7 puntos del vehículo y los precintos, para las empresas que trabajan bajo la figura de Operador Económico Autorizado.

1. En Inicio, tocá Planilla OEA y abrí la planilla del viaje.
2. Completá los datos de la carga: N° de viaje, peso, origen, destino, descripción, precinto aduanero y precinto de seguridad.
3. Recorré cada punto marcando OK, Observado o N/A, con foto donde haga falta.
4. Firmá y cerrá la planilla. Queda con resultado Conforme o No conforme.

Parte 3 · La app del chofer

Documentos y mensajes Todos los planes

Quién lo usa Chofer

Docs

Todos los papeles que podés necesitar en un control, en el celular: los del camión, los del acoplado y los tuyos (seguro, VTV, licencia, habilitaciones). Se abren y se muestran; no hace falta llevar copias.

Mensajes

El chat con la base. Escribís y te contestan desde la oficina. Todo lo operativo conviene hablarlo por acá y no por WhatsApp: queda junto al viaje y no se pierde.

Parte 4 · Referencia

El viaje de punta a punta

Este es el circuito completo, con quién hace cada cosa. Si entendés este dibujo, entendiste el sistema.

OFICINA                          CHOFER (celular)                OFICINA
───────                          ────────────────                ───────
Flota, personal
y choferes cargados
      │
Alta del VIAJE   ────────────►  Le aparece el viaje
(Despachante)                          │
                                 Checklist + firma
                                 Planilla OEA
                                       │
                                 INICIAR (odómetro + ubicación)
                                       │
                                 Bitácora en ruta
                                 (gastos, adelantos,
                                  combustible, fotos)
                                       │
                                 Incidente  ───────────────►  Tablero + Alertas
                                       │                      (se atiende y se resuelve)
                                 FINALIZAR (odómetro)
                                       │
                                       └───────────────────►  RENDICIÓN
                                                              gastos − adelantos
                                                              Borrador → PDF → Cerrada

Los tres hábitos que hacen que funcione

1. Cargar el viaje antes de que salga el camión. Todo lo demás cuelga de ahí.
2. Foto del ticket, siempre. Es lo que convierte la rendición en un trámite de dos minutos.
3. Odómetro en cada carga de combustible. Sin ese número no hay costo por kilómetro.

Parte 4 · Referencia

Los estados, de un vistazo

Parte 4 · Referencia

Quién ve qué

Qué secciones del menú ve cada rol. El chofer no aparece en la tabla porque no usa el backoffice: tiene su propia app.

Acciones reservadas

Parte 4 · Referencia

Preguntas frecuentes

«No veo una sección que sí tiene mi compañero»

Puede ser por dos motivos: tu rol no la incluye, o tu plan no la tiene. Si la ves en gris con un candado, es el plan; si directamente no aparece, es el rol. En el primer caso, hacé clic en el candado y vas a ver qué incluye y con qué plan viene.

«Un chofer dice que no le llega el viaje»

• Verificá que el viaje esté asignado a ese chofer (ojo con los homónimos: el selector muestra el DNI).
• Que tenga acceso a la app: si en Choferes su fila muestra Dar acceso, todavía no tiene usuario.
• Que haya iniciado sesión en la app con su usuario.
• Que tenga señal. Si estuvo sin datos, el viaje le aparece al reconectar.

«Cargué cosas sin señal, ¿se perdieron?»

No. Quedan guardadas en el celular y se envían solas al volver la conexión. El contador de pendientes, arriba, muestra cuántas faltan: cuando llega a cero, está todo sincronizado.

«La rendición no me da lo que esperaba»

• Fijate que no haya movimientos cargados como gasto siendo adelantos (o al revés): es el error más común.
• Si el chofer cargó algo después de que generaste la rendición, usá Recalcular.
• Si ya estaba cerrada, sólo Administrador o Gerente pueden reabrirla, indicando el motivo.

«No me deja poner a un chofer de licencia»

Es porque tiene viajes sin cerrar en ese período. El sistema te ofrece ir a esos viajes: cancelalos o finalizalos y volvé a cargar la licencia.

«Olvidé mi contraseña» / «No me llega el mail»

Usá ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de ingreso. Si el correo no aparece, revisá spam. Para las invitaciones, quien te invitó puede pasarte el link copiable por WhatsApp.

«¿Cómo saco la información a Excel?»

Todas las tablas del sistema tienen el botón Excel, arriba a la derecha. Se descarga lo que estás viendo, con los filtros aplicados y sin el corte de la paginación. Está disponible desde el plan Operación.

Si el listado es muy grande el sistema no recorta el archivo en silencio: avisa que acotes el período. Poné un rango de fechas en los filtros y bajalo por partes, así sabés exactamente qué contiene cada archivo.

«¿Puedo cargar datos desde un Excel que ya tengo?»

Sí, en los listados de datos propios: flotas, camiones, acoplados, choferes, legajos, permisos, asignaciones, documentos y planes de mantenimiento. En el botón Excel elegí Descargar plantilla, completala y subila con Cargar desde Excel.

• Antes de guardar nada el sistema valida el archivo y te muestra qué va a pasar: cuántas filas se crean, cuántas se actualizan y qué filas tienen un problema, con el número de fila y el motivo.
• Si en esa revisión alguna fila falla, no se carga ninguna. Corregís el archivo y lo volvés a subir; no queda una carga a medias.
• Si el problema aparece recién al guardar (algo raro: por ejemplo alguien cargó el mismo camión mientras subías el archivo), la carga se detiene en esa fila y el sistema te dice cuántas alcanzó a guardar. Volver a subir el archivo completo es seguro: lo que ya entró se actualiza, no se duplica.
• Si una fila corresponde a algo que ya existe —la misma patente, el mismo DNI— se actualiza en lugar de duplicarse. Por eso podés bajar un listado, corregirlo en Excel y volver a subirlo.
• Las columnas que el sistema calcula (estado, próximo vencimiento, fecha de alta) salen en la descarga pero se ignoran al subir: las maneja el sistema.

Lo que no se carga por Excel son los movimientos que el sistema tiene que presenciar: viajes, rendiciones, órdenes de taller, planillas OEA, cargas de combustible y accesos al sistema. Un viaje tiene estados y checklist, una rendición se calcula sobre comprobantes, una planilla OEA se firma en el celular y un acceso se da por invitación.

«¿Puedo imprimir este manual?»

Sí. Abrilo en una pestaña aparte con el botón Abrir en una pestaña nueva y hacé Ctrl + P. Elegí Guardar como PDF, tamaño A4, y activá Gráficos de fondo.

«Necesito ayuda con algo que no está acá»

Escribinos a info@northar.com.ar o por WhatsApp al +54 362 456-9542.