Control de vencimientos de flota: CNRT, LiNTI, RTO y seguros

1. Qué vence en una flota

El primer problema del control de vencimientos no es el seguimiento: es el inventario. Casi todas las flotas controlan bien las tres o cuatro fechas que ya les costaron un disgusto, y descubren el resto en el peor momento. Esta es la lista completa, separada en las dos cosas que vencen por caminos distintos: la unidad y la persona.

Por unidad

• RTO — Revisión Técnica Obligatoria. Habilita la unidad a circular. En transporte interjurisdiccional la controla la CNRT.
• VTV. El equivalente provincial o de CABA, según dónde esté radicada la unidad.
• Póliza de seguro. Con su cuota al día: una póliza vigente pero impaga no cubre.
• RUTA — Registro Único del Transporte Automotor. La inscripción de la empresa y de cada unidad afectada al servicio.
• Patente y tributos del automotor. La deuda impaga aparece en el control de ruta.
• Tacógrafo. Con su verificación vigente.
• Habilitaciones por tipo de carga. Carga peligrosa, SENASA, bromatología: depende de qué se transporte.
• Matafuegos y equipamiento de seguridad. Con carga vigente. Es de lo primero que se mira en un control.

Por chofer

• Licencia de conducir. De la categoría que corresponde a la unidad que maneja.
• LiNTI — Licencia Nacional de Transporte Interjurisdiccional. Emitida por la CNRT. Es la habilitación específica del transporte de jurisdicción nacional.
• Psicofísico. Requisito de la LiNTI. Vence antes que la licencia y es el que más se olvida.
• Cursos de capacitación. Carga peligrosa, mercancías perecederas y los que exija el tipo de servicio.
• ART y alta temprana. No lo pide el control de ruta, pero sí la inspección laboral.
• Libreta sanitaria. Cuando el tipo de carga la exige.

2. Por qué falla el Excel

La planilla de vencimientos es probablemente el archivo más común del rubro, y no falla por estar mal armada. Falla por tres razones estructurales que ninguna fórmula arregla:

• No avisa. Una celda que se pone roja sólo sirve si alguien abre el archivo ese día. El día que hay quilombo —que es justamente el día en que se vence algo— nadie lo abre.
• No bloquea nada. Podés asignarle un viaje a un chofer con el psicofísico vencido y la planilla no se entera. El archivo que guarda la fecha y el proceso que arma el viaje son dos cosas separadas.
• No tiene el papel. La fila dice una fecha; el comprobante está en un cajón, en una foto de WhatsApp o en la guantera. Cuando hay que mostrarlo, la fecha sola no alcanza.

A eso se suma lo previsible: apenas hay dos personas cargando datos empiezan a circular versiones distintas del mismo archivo, y la que está abierta en el escritorio no siempre es la última.

3. Lo que cuesta un vencido

El acta es la parte barata. Lo caro es todo lo demás:

• La unidad retenida. Un camión frenado en un control es una entrega que no llega, un cliente al que hay que avisarle y, muchas veces, un flete de rescate.
• El chofer parado. Se le paga igual, y el viaje que iba a hacer lo hace otro o no lo hace nadie.
• La cobertura discutida. En un siniestro, una habilitación vencida es exactamente el argumento que busca la aseguradora. Ahí el número deja de tener coma.
• El cliente que no vuelve. Las cargas que exigen auditoría de proveedores piden documentación al día, y una observación te saca de la lista.

4. Cómo se controla de verdad

Un control de vencimientos que funciona tiene cuatro propiedades, y las cuatro son sobre el proceso antes que sobre la herramienta:

1. Una sola fuente. Una fecha, un lugar. Si la fecha vive en dos planillas, en algún momento van a decir cosas distintas y no vas a saber cuál creer.
2. El documento adjunto a la fecha. El PDF o la foto guardados junto al vencimiento, no en una carpeta aparte. Sirve para mostrarlo en un control y para verificar que la fecha cargada es la que dice el papel.
3. Aviso empujado, no consultado. El sistema tiene que buscarte a vos. Y con anticipación distinta según el trámite: un psicofísico se resuelve en días, una RTO con la unidad en viaje puede llevar semanas.
4. Consecuencia en la operación. Si un chofer tiene la licencia vencida, el sistema que asigna los viajes tiene que impedirlo. Un aviso que se puede ignorar termina ignorándose.

5. Cómo lo hace CamioNex

CamioNex es un software de gestión de flotas para empresas de transporte de carga, y el control de documentación es uno de sus módulos. Concretamente:

• Documentación por unidad y por persona, cada una con su fecha de vencimiento y el archivo adjunto —foto o PDF—, cargado desde la computadora o desde el celular.
• Alertas con anticipación configurable, distintas por tipo de documento, que llegan a una bandeja ordenada por prioridad en lugar de perderse entre los mensajes del grupo de WhatsApp.
• Bloqueo de asignación: un chofer con la licencia vencida no puede ser asignado a un viaje. La regla vive en el sistema, no en la memoria del que arma la hoja de ruta.
• Legajo del chofer con las habilitaciones argentinas que importan —LiNTI, CNRT, psicofísico, cursos de carga peligrosa—, y no un campo de texto libre donde cada uno escribe lo que le parece.
• El chofer ve lo suyo desde su propio celular y puede mostrar el documento en un control sin llamar a la oficina.

Está disponible en todos los planes, incluido el más chico. Podés ver el detalle en planes y precios, y también cómo se resuelve la rendición de gastos del viaje y el costo por kilómetro.

6. Preguntas frecuentes

¿Qué documentación de un camión controla la CNRT en la ruta?

En un control de transporte interjurisdiccional se verifica la habilitación de la unidad (RTO y RUTA), la del chofer (licencia y LiNTI vigente, con su psicofísico), el seguro al día, el tacógrafo y la documentación de la carga. Según el tipo de carga se suman habilitaciones específicas, como la de carga peligrosa.

¿Cuándo vence la LiNTI?

La LiNTI tiene una vigencia definida por la CNRT que depende del caso, y está atada al psicofísico: cuando vence el psicofísico, la habilitación deja de estar operativa aunque la fecha impresa diga otra cosa. Por eso conviene controlar las dos fechas por separado y no confiar sólo en la que figura en el plástico.

¿Se puede llevar el control de vencimientos en Excel?

Se puede, y funciona hasta que la flota crece. El problema del Excel no es guardar la fecha: es que nadie lo abre. No avisa, no bloquea la asignación de un viaje y nada garantiza que la fila diga lo mismo que el papel que está en la guantera. Apenas hay dos personas cargando datos, empiezan a convivir versiones distintas del mismo archivo.

¿Con cuánta anticipación conviene avisar un vencimiento?

Depende del trámite. Un psicofísico se saca en días; una RTO con el taller ocupado y la unidad en viaje puede llevar semanas. La regla práctica es que el aviso llegue con margen para resolverlo sin frenar la operación, y por eso el plazo debería configurarse por tipo de documento en vez de usar uno solo para todo.

¿Qué pasa si sale un camión con la documentación vencida?

El riesgo no es sólo la multa. Puede haber retención de la unidad en el lugar del control, con la carga arriba y el chofer parado, y en un siniestro una habilitación vencida es el argumento con el que la aseguradora discute la cobertura. El costo real casi nunca es el del acta.